Pourquoi OPCO me demande autant de documents? Mon notaire ne m'a pas demandé tout ça la dernière fois...
OPCO demande certains documents afin de permettre au notaire de respecter ses obligations professionnelles et de protéger les intérêts de toutes les parties impliquées dans la transaction. Cette rigueur permet d'éviter des problèmes juridiques, administratifs ou financiers qui pourraient survenir plusieurs années après le refinancement.
Pourquoi OPCO me demande autant de documents? Mon notaire ne m'a pas demandé tout ça la dernière fois...
C'est une question que nous entendons souvent.
Il arrive qu'un client ait déjà refinancé une propriété dans le passé et soit surpris du nombre de documents demandés par OPCO.
La réponse est simple : le rôle du notaire est de bien remplir les obligations que lui impose le mandat qu’il a reçu du créancier. Pour y parvenir, il doit s'assurer que le dossier est complet, conforme et exempt de problèmes pouvant avoir des conséquences aujourd'hui ou plusieurs années plus tard.
Si OPCO vous demande un document, c'est parce qu'il est nécessaire à l'analyse du dossier ou exigé afin de respecter les obligations professionnelles du notaire.
Le devoir du notaire
Un refinancement hypothécaire ne consiste pas uniquement à faire signer des documents.
Le notaire doit s'assurer que :
- Le créancier détienne sur la propriété le rang hypothécaire qu’il désire;
- Les garanties du prêteur sont conformes au mandat expédié au notaire;
- Les ententes entre les parties sont respectées et correctement documentées;
- Les règles applicables ont été suivies.
Dans certains dossiers, il doit également protéger les intérêts :
- d'un conjoint;
- d’un enfant;
- d'un cessionnaire;
- d'un cédant;
- d'un héritier;
- d'une succession;
- d'une autre institution financière au dossier.
Cette responsabilité est importante et ne doit jamais être prise à la légère.
Le notaire est responsable de son travail
Le notaire est membre d'un ordre professionnel.
Lorsqu'il signe un acte et procède à sa publication, il confirme que les vérifications requises ont été réalisées et que le dossier respecte les exigences applicables.
Cette responsabilité demeure bien après la signature.
C'est pourquoi un notaire ne peut pas simplement « fermer les yeux » sur un élément manquant ou ignorer une situation qui mérite d'être vérifiée.
Pourquoi OPCO est aussi rigoureuse?
OPCO est une étude notariale dirigée par des notaires.
À titre de partenaire de la COOP, OPCO effectue une grande partie du travail de préparation et de vérification avant et après que le dossier soit transmis au notaire membre et signé par le client.
Notre objectif est simple :
permettre au notaire de recevoir un dossier complet, conforme et prêt à être signé.
Cette rigueur protège :
- le client;
- le notaire;
- les institutions financières;
- toutes les autres parties impliquées dans la transaction.
Lorsqu'un notaire membre reçoit un dossier préparé par OPCO, il peut avoir confiance que les vérifications nécessaires ont été effectuées.
Le client bénéficie lui aussi de cette tranquillité d'esprit.
Un exemple concret
Prenons un exemple fréquent.
Lors d'une recherche de titres, OPCO découvre que sur votre propriété, plusieurs anciennes hypothèques n'ont jamais été radiées du Registre foncier.
Il y a plusieurs années, certaines institutions financières exigeaient moins systématiquement la radiation des anciennes hypothèques, lorsque le client demeurait avec le même prêteur.
À première vue, cela peut sembler sans conséquence.
Le client a donc économisé de l'argent à l'époque.
Mais quelques années plus tard, lorsqu'il décide de transiger sur sa propriété, le notaire découvre plusieurs anciennes hypothèques toujours inscrites au registre.
Ces hypothèques devront alors être radiées lors de la transaction.
Alors il s’en trouve, des délais supplémentaires, des démarches additionnelles et parfois plusieurs centaines de dollars de frais imprévus.
Chez OPCO et à la COOP, nous préférons régler ces situations lorsqu'elles sont découvertes plutôt que de laisser un problème se transmettre lors de la prochaine transaction.
Pourquoi demande-t-on parfois un document supplémentaire?
Nous comprenons qu'il puisse être frustrant de recevoir une demande de document additionnel.
Cependant, il est important de comprendre que cette demande représente également du travail supplémentaire pour notre équipe.
Si un document est demandé, ce n'est jamais pour compliquer le processus.
C'est parce qu'il est nécessaire :
- à la conformité du dossier;
- à la protection du client;
- à la protection du prêteur;
- au respect des obligations professionnelles du notaire.
Notre objectif est toujours le même : nous assurer que le dossier est complet et en bonne et due forme.
Le devoir du notaire est de protéger le citoyen
Le rôle du notaire ne se limite pas à préparer des documents.
Sa mission consiste à protéger les citoyens en s'assurant que les transactions sont réalisées correctement et conformément aux lois.
Cette protection est parfois invisible pour le client au moment du refinancement.
Souvent, c'est plusieurs années plus tard que l'on réalise la valeur d'un dossier bien préparé et d'une vérification effectuée avec rigueur.
À retenir
- Si OPCO demande un document, c'est parce qu'il est nécessaire à la conformité du dossier.
- Le notaire est responsable du travail effectué et doit respecter des obligations professionnelles importantes.
- OPCO agit comme partenaire de la COOP afin de préparer des dossiers complets et conformes.
- Notre rigueur protège les intérêts du client, du prêteur et de toutes les parties impliquées.
- Un dossier bien préparé aujourd'hui permet d'éviter des problèmes et des frais plusieurs années plus tard.
Consultez également notre article : Quels documents dois-je fournir pour mon refinancement?